湖南ISO管理體系認(rèn)證咨詢公司該如何選擇才好
發(fā)布日期:2022-07-25 瀏覽次數(shù):0次
在湖南我們希望咨詢公司和咨詢師幫我們做什么?只是拿一個(gè)管理體系證書么?我們自然希望能夠通過一次咨詢解決湖南公司的很多問題。
那么我們先把我們公司需要解決的問題全部列出來吧!
湖南企業(yè)現(xiàn)狀
首先,把我們公司內(nèi)部最需要幫助的方面,列舉出來。例如:
認(rèn)證規(guī)劃
其次,把未來一年,公司可能的管理體系認(rèn)證工作,列舉出來,例如:
湖南咨詢需求的篩選
針對(duì)上述每個(gè)需求,給予一個(gè)優(yōu)先級(jí)別,然后根據(jù)優(yōu)先級(jí)別,分配與其對(duì)應(yīng)的權(quán)重,即中的占比。例如:
客戶驗(yàn)廠已經(jīng)引起了很多頭痛的問題,再不整改會(huì)有很大風(fēng)險(xiǎn)。這個(gè)需求,可以分配25%的權(quán)重;
湖南公司的管理手冊(cè)、程序文件還是四五年前上一任質(zhì)量經(jīng)理組織編寫的,已經(jīng)不滿足新版標(biāo)準(zhǔn)要求,且流程已有不小的改動(dòng)。這個(gè)需求,可以分配20%的權(quán)重。
我們公司有湖南ISO 9001質(zhì)量管理體系、湖南ISO 14001環(huán)境管理體系、湖南ISO 45001職業(yè)健康安全管理體系、BRCGS食品。。。,我們有多套管理體系文件,需要進(jìn)行整合。這個(gè)需求,可以分配20%的權(quán)重。
現(xiàn)場(chǎng)操作環(huán)境衛(wèi)生比較差,產(chǎn)品標(biāo)識(shí)缺少,需要加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理。這個(gè)需求,可以分配15%的權(quán)重。
管理層人員不了解食品安全知識(shí),特別是應(yīng)對(duì)外部審核時(shí)比較吃力。這個(gè)需求,可以分配10%的權(quán)重。
今年更換混合機(jī),需要進(jìn)行工藝驗(yàn)證和確認(rèn)。這個(gè)需求,可以分配5%的權(quán)重。
供應(yīng)商管理有較多問題,但導(dǎo)致工作量很大,且還沒有那么頭痛??梢哉?%的權(quán)重。
我上述列出的咨詢需求正好是??墒乾F(xiàn)實(shí)中,可能大于也可能小于,這就需要要么舍棄部分咨詢需求,要么調(diào)整需求比重。
當(dāng)然在現(xiàn)實(shí)中,特別是中小企業(yè),在一次咨詢服務(wù)中會(huì)有遠(yuǎn)多于7個(gè)的咨詢需求。
湖南咨詢目標(biāo)的初步確定
通過對(duì)咨詢需求的篩選,我們最終確定了具體的咨詢需求,但是你如果把上述選定7個(gè)咨詢需求直接甩給咨詢公司的話,要么不會(huì)有公司接單,要么會(huì)收到天價(jià)的咨詢報(bào)價(jià)單。
我們需要對(duì)上述每個(gè)咨詢需求確定一個(gè)咨詢目標(biāo),比如:
序號(hào) | 咨詢需求 | 咨詢目標(biāo) |
1 | 客戶驗(yàn)廠 | 完善客戶驗(yàn)廠需要的5個(gè)制度 |
2 | 管理體系文件 | 更新管理手冊(cè)和程序文件 |
3 | 管理體系整合 | |
4 | 現(xiàn)場(chǎng)管理 | 2次現(xiàn)場(chǎng)管理培訓(xùn); 現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)識(shí)牌完善 |
5 | 食品安全意識(shí) | 2次食品安全知識(shí)培訓(xùn) |
6 | 混合機(jī)工藝驗(yàn)證 | 工藝驗(yàn)證報(bào)告 |
7 | 供應(yīng)商管理 | 完善供應(yīng)商清單 |
有了上述咨詢目標(biāo),方便我們考核咨詢公司是否完成了相應(yīng)工作。
當(dāng)然,有些咨詢需求我們很難量化,就可能要舍棄一些。?
經(jīng)常有朋友問我:“如何選擇管理體系認(rèn)證的咨詢公司?”
假設(shè)管理體系是一條河,那么管理體系的證書就在河對(duì)岸。我們要做的是通過管理體系這條河,到達(dá)河對(duì)岸,取得管理體系證書。
但是我們能不能過去呢?我們要怎么過去呢?我們聽誰(咨詢公司)的呢?
聽聽小馬過河的故事吧?。?!
小馬問老牛,老牛說:河水很淺,剛沒小腿,能過去。
小馬問老鼠,老鼠說:別過河,河水很深,會(huì)淹死的!
小毛驢在河對(duì)岸大喊:快過來,河水很淺,別害怕。
小花狗來到小馬身邊,說:走,我?guī)е阋黄疬^河。
我選擇和小花狗一起過河!?
湖南咨詢公司的篩選
湖南咨詢公司篩選
湖南誰都希望自己熟悉的咨詢公司或者咨詢師能夠提供自己需要的咨詢服務(wù)。但是,由于檔期不對(duì),或者所需服務(wù)的專業(yè)性,往往需要接觸新的咨詢公司/咨詢師。
根據(jù)上述的咨詢需求和咨詢目標(biāo),可以對(duì)新咨詢公司進(jìn)行初步篩選。例如:
計(jì)劃應(yīng)對(duì)客戶驗(yàn)廠,我們就要看看咨詢公司是否有充足的的客戶驗(yàn)廠咨詢經(jīng)歷;
計(jì)劃整合多個(gè)管理體系,我們就要看看咨詢公司的項(xiàng)目經(jīng)歷是否豐富;
計(jì)劃加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理,我們就要看看該咨詢公司的現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行能力是否足夠強(qiáng)悍;
計(jì)劃加強(qiáng)食品安全意識(shí),我們就要看看咨詢公司的培訓(xùn)項(xiàng)目是否足夠豐富;
當(dāng)然一個(gè)咨詢公司同時(shí)滿足上述條件,比較困難,這是我們可能需要我們舍棄一些咨詢需求。?
湖南咨詢師篩選
有的咨詢師過去做研發(fā)的,可能管理體系的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)不多,但這樣的人,解決技術(shù)或者工藝的問題,特別對(duì)路;
有點(diǎn)咨詢師過去是生產(chǎn)經(jīng)理的,可能管理體系的大局觀不強(qiáng),但是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)多,知道怎么做可以落實(shí)下去;
有的人過去在政府機(jī)關(guān)工作,雖然解決實(shí)際問題的能力不強(qiáng),但是知道怎么做可以讓審核員接受;
老外一個(gè)小時(shí)幾百美元,做培訓(xùn)可能效率不高,但是他在檢查時(shí)候?yàn)槟闩c檢查員據(jù)理力爭(zhēng)的時(shí)候,你看他就特別順眼。
湖南對(duì)于較小的咨詢項(xiàng)目,咨詢師的背景和個(gè)人工作方法影響很大;對(duì)于大的咨詢項(xiàng)目,咨詢公司的項(xiàng)目管理能力、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的豐富性變得更重要。?
湖南咨詢?cè)囉?/span>
湖南 選擇咨詢公司的時(shí)候,最好有一個(gè)試用的過程。
例如,可以先請(qǐng)咨詢師工作3天,前面兩天咨詢師做一個(gè)全面檢測(cè),對(duì)你們的情況有一個(gè)基本的了解。再花半天,專門與你們討論某個(gè)領(lǐng)域的整改(例如管理體系整合、文件和記錄的改版、客戶驗(yàn)廠的重點(diǎn)等)。最后半天,留給咨詢師寫報(bào)告。
咨詢公司派來試用的人員,應(yīng)當(dāng)是以后在現(xiàn)場(chǎng)工作的主要咨詢?nèi)藛T。
通過這3天的工作,你們對(duì)咨詢師/咨詢團(tuán)隊(duì)的管理體系知識(shí)、咨詢能力、工作方法以及具體問題的解決能力,都有一個(gè)良好的把握。這時(shí),你們可以評(píng)估咨詢公司與咨詢需求的匹配度了。咨詢公司與咨詢需求的每個(gè)需求的匹配程度,乘上這個(gè)需求的權(quán)重,加和以后,可以得到這個(gè)咨詢公司的整體評(píng)分。
如果試用之后,你們覺得不合適,就支付咨詢師3天的費(fèi)用。如果后面簽訂了合同,就將這3天的工作,作為合同內(nèi)的工作內(nèi)容,即合同從這3天開始。?
獲得項(xiàng)目建議書
咨詢?cè)囉弥?,我們可能迎來簽訂合同前的最后一?---審查項(xiàng)目建議書。
項(xiàng)目建議書應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容:
咨詢需求分析的描述;
咨詢服務(wù)目標(biāo);
咨詢服務(wù)內(nèi)容和范圍;
咨詢服務(wù)工作計(jì)劃;
主要交付成果說明;
咨詢服務(wù)人員介紹及安排;
咨詢報(bào)價(jià)。
編制的項(xiàng)目建議書,應(yīng)以書面形式提交確認(rèn)。
有時(shí)項(xiàng)目建議書與合同,或者咨詢服務(wù)方案合為一體了。?
企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)就像一條大河。
河的岸邊是安全的,是完全合法的。淺水區(qū)不會(huì)淹死人,但已經(jīng)是合理不合法的了。深水區(qū)會(huì)被淹死,是完全不合法的。
當(dāng)你切實(shí)感覺到需要咨詢服務(wù)的時(shí)候,你可能已經(jīng)站在淺水區(qū)和深水區(qū)之間。
這個(gè)時(shí)候,只在河岸上大聲呼喊的人,沒太大用;聲稱可以帶你在深水區(qū)自由玩耍的人,也不靠譜。
能真正拉你一把,至少走到淺水區(qū)去,這個(gè)人,才是適合你的咨詢師。。。
湖南咨詢合同的簽訂
合同跟著項(xiàng)目需求走,這是根本原則。合同的主要內(nèi)容,包括工作范圍、目標(biāo)、預(yù)算,
工作范圍
在合同談判前,首先要收集信息,了解客戶的咨詢需求。在洽談合同的過程中,往往也是咨詢需求定稿的過程。
雙方對(duì)于咨詢需求和承接項(xiàng)目的能力進(jìn)行初步判斷,需要對(duì)咨詢需求進(jìn)行增加、刪減、合并和調(diào)整,過程可能會(huì)有很多艱辛。
但最終目標(biāo)應(yīng)當(dāng)有一個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn),就是能夠滿足企業(yè)的需求,并且要明晰客戶和咨詢公司在整個(gè)過程中,各自要承擔(dān)的責(zé)任。?
目標(biāo)
不少客戶喜歡在合同里面加上一句“承諾能夠通過認(rèn)證審核,取得證書”。
而咨詢公司會(huì)變相的補(bǔ)充前提條件:
客戶應(yīng)當(dāng)對(duì)咨詢公司誠實(shí)公開目前存在的問題;
對(duì)于咨詢公司提出的整改建議,企業(yè)應(yīng)提供充分資源、及時(shí)進(jìn)行落實(shí)”;
選擇指定的認(rèn)證機(jī)構(gòu)和審核員。
根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn),前提往往是達(dá)不到的,所有上述承諾實(shí)際上也是沒用的。
不過這兩句話的好處是:
給企業(yè)壓力:確定了企業(yè)的責(zé)任,企業(yè)內(nèi)部有動(dòng)力實(shí)施整改措施;
給咨詢公司和咨詢師壓力:睜大眼睛看每一個(gè)角落,走每一步都比較小心;
報(bào)價(jià)
咨詢合同的報(bào)價(jià),往往是討論的重點(diǎn)。沒有充分預(yù)算的項(xiàng)目,最后雙方都不會(huì)滿意。企業(yè)覺得咨詢公司“蜻蜓點(diǎn)水”、只會(huì)講大原則;咨詢公司覺得企業(yè)一開始有問題也不明說,工作范圍不斷蔓延。
客戶往往會(huì)考察同類項(xiàng)目不同咨詢公司的報(bào)價(jià),通常不同咨詢公司對(duì)同類項(xiàng)目的報(bào)價(jià)有很大差別,客戶基本上會(huì)橫向比較一些內(nèi)容:
? 價(jià)格并不是客戶決策的唯一依據(jù);
? 會(huì)重點(diǎn)考慮咨詢公司的資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)、口碑;
? 多次做過類似項(xiàng)目和同行業(yè)項(xiàng)目的咨詢公司會(huì)受到重點(diǎn)考慮。
1. 報(bào)價(jià)的多少
不論合同是否注明,咨詢公司的成本,都是根據(jù)工時(shí)來計(jì)算的。
實(shí)事求是的講,企業(yè)現(xiàn)狀和合同目標(biāo)差距越大的公司,報(bào)價(jià)算事實(shí)上應(yīng)該更多;處理的問題越復(fù)雜,歷史糾纏越多,報(bào)價(jià)也應(yīng)該更多;項(xiàng)目中最重要的工作,應(yīng)當(dāng)?shù)玫阶疃嗟念A(yù)算。
2. 預(yù)算的控制
企業(yè)往往期望固定總價(jià)的合同,好控制預(yù)算。咨詢公司期望按工時(shí)計(jì)費(fèi)的工料合同,好控制風(fēng)險(xiǎn)??梢圆捎靡恍┘夹g(shù)手段,協(xié)調(diào)雙方的不同立場(chǎng),例如為工料合同加上最高限額、每季度執(zhí)行合同延續(xù)性評(píng)價(jià),等等。
現(xiàn)在越來越多的企業(yè),希望找到能夠工作半年到一年的全職咨詢師,也是為了解決上述需求矛盾的一種新方案。
咨詢?nèi)藛T在咨詢過程中發(fā)生的一些費(fèi)用,可能需要客戶承擔(dān),例如:咨詢?nèi)藛T的住宿、餐飲費(fèi)用、通信費(fèi)以及交通費(fèi)。
3. 報(bào)價(jià)的審查
最近看到一個(gè)咨詢公司的報(bào)價(jià),我有如下疑問:
首付40%,第二次付款30%,第三次付款30%。那么每次付款前需要達(dá)到什么目標(biāo)?如何驗(yàn)收?第三次的30%合同尾款,是否足以對(duì)管理體系進(jìn)行充分評(píng)價(jià)和整改?
合同沒有注明:咨詢師是誰?工作時(shí)間至少有多少天?訪問頻率如何?是否包含培訓(xùn)?咨詢工作效果,取決于咨詢師的資質(zhì)以及工作時(shí)間長度。比如我們給自己孩子請(qǐng)輔導(dǎo)老師的時(shí)候,也知道要請(qǐng)好的老師,輔導(dǎo)頻率要足夠。請(qǐng)咨詢師,是同樣道理。
湖南咨詢公司確定后
通過上述方式確定咨詢公司,剩下來的工作包括:
簽訂咨詢合同;
現(xiàn)場(chǎng)診斷(文件記錄、現(xiàn)場(chǎng)等);
咨詢方案確定;管理體系實(shí)施指導(dǎo);
標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)和宣貫;
文件編寫和記錄填寫指導(dǎo);
現(xiàn)場(chǎng)整改策劃;
內(nèi)審和管理評(píng)審;
咨詢服務(wù)過程評(píng)估;
成果檢查和交付;
延伸服務(wù);
咨詢服務(wù)復(fù)盤;
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