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ISO9001體系審核常見問題及應(yīng)對策略

發(fā)布日期:2022-05-27 瀏覽次數(shù):0

   ISO9001體系審核中經(jīng)常會遇到以下幾類問題:一是比葫蘆畫瓢從其他企業(yè)照搬照抄,造成文件不接地氣的問題;二是廠房或車間硬件設(shè)施先天不足,從根本上不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的問題;三是審核中,對方為應(yīng)付文審和現(xiàn)場審核,所進(jìn)行的書面造假;四是最高管理者對質(zhì)量體系不重視、對體系要求、具體內(nèi)容不了解的問題等等。


    每每遇到這些問題,面對相關(guān)人員的種種理由,外部審核員往往心知肚明但又不便一語道破,企業(yè)內(nèi)審員卻因公司的種種客觀原因又無可奈何,被審核方各級人員又為能通過審核而費盡心機(jī)。如何面對審核中遇到的這幾類問題,下面談一些看法。

1比葫蘆畫瓢、克隆文件


    一些企業(yè)在初建體系時,常常借助咨詢機(jī)構(gòu)推薦的文件樣本,或者從其他公司借閱的模本,擬訂自己的質(zhì)量文件,這些企業(yè)有的能結(jié)合自身實際,參照別人的文件制訂屬于本公司的文件,經(jīng)反復(fù)修改、試行、驗證后執(zhí)行,這種模式當(dāng)然無可厚非;但個別企業(yè)卻是在有了這些方便條件下,照搬照抄、簡單克隆,甚至將別人的電子文本簡單進(jìn)行名稱、崗位的“替換”就成了自己的文件,以至于在其后的培訓(xùn)貫標(biāo)時,文件編制者根本就不明白一些段落的真正含義。這類文件,往往脫離企業(yè)實際,文件不具操作性、適應(yīng)性,這樣的體系即便最終通過了所謂認(rèn)證審核,對公司的質(zhì)量管理也起不了多大促進(jìn)作用。

應(yīng)對策略:

    作為審核員,一旦發(fā)現(xiàn)這類問題應(yīng)中止審核,并引導(dǎo)企業(yè)端正認(rèn)識,認(rèn)識到體系標(biāo)準(zhǔn)對企業(yè)管理的建設(shè)性和突破性,體系文件要全面返工,審核員在此后審核中,要將文件與標(biāo)準(zhǔn)的符合性、貫標(biāo)培訓(xùn)過程材料及培訓(xùn)效果驗證、文件的實用性、有效性作為審核重點。要將這些問題作為內(nèi)審、管理評審輸出的重點向最高管理者進(jìn)行反映,讓領(lǐng)導(dǎo)意識到公司體系的建立從認(rèn)識上、方法上、方向上存在偏差,上層領(lǐng)導(dǎo)需予以關(guān)注。

    作為iso9001公司體系主管部門,這類問題是大多數(shù)公司建立體系之初最容易出現(xiàn)的問題,必須從方法上對各部門、流程各環(huán)節(jié)進(jìn)行引導(dǎo),確保文件能夠充分體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)要求、體現(xiàn)管理者訴求、體現(xiàn)質(zhì)量管理的客觀要求,對作業(yè)指導(dǎo)書必須體現(xiàn)操作性,必要時文件編制人員要親自到作業(yè)現(xiàn)場按實際操作進(jìn)行同步描述,確保文件的可操作性、實用有效性。

2硬件不足、得過且過


    認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)是對企業(yè)通過認(rèn)證的基本要求。企業(yè)認(rèn)證時,大型企業(yè)、新型企業(yè)硬件方面的問題一般較少,但一些小個體企業(yè)、原國有改制企業(yè)或者從個人小作坊轉(zhuǎn)化而來的民營小企業(yè),公司因取證、換證或強(qiáng)制性標(biāo)識資質(zhì)審查時要符合相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求,而由于從前期規(guī)模小、不規(guī)范背景下發(fā)展過來存在認(rèn)識上的盲點,因此企業(yè)在發(fā)展中對硬件沒有做到同步投入,廠房簡陋,比如做食品的根本沒有什么一更二更,根本不具備更衣、消毒、溫控、檢測等條件,廠區(qū)所處位置不合理,企業(yè)存在的先天不足從根本上限制了進(jìn)一步改造能夠達(dá)標(biāo)的可能性,作為認(rèn)證機(jī)構(gòu),必須有企業(yè)可通行認(rèn)證的底線,有些典型企業(yè)是不能進(jìn)行認(rèn)證和通過審核的。

應(yīng)對策略:

    對于審核員來說,當(dāng)企業(yè)不具備硬件條件時,要分清這類企業(yè)是否具備改造的條件,有些工廠在硬件上先天缺陷,比如廠區(qū)靠近污染源、廠房格局或建筑材料不具備改造條件,可能這些企業(yè)即便改造從根本上仍達(dá)不到認(rèn)證要求,這種條件下,作為審核員要在第一時間告知企業(yè)其存在局限性,要及時做出不宜認(rèn)證的告知工作。但如果企業(yè)經(jīng)過一定投入可以進(jìn)行符合性改造,那么作為認(rèn)證人員可以從技術(shù)上提供某些指導(dǎo),建議其在咨詢公司的具體指導(dǎo)下,本著投資小、但改造后須滿足質(zhì)量要求的雙重原則,由企業(yè)在有限的時間內(nèi)進(jìn)行改造投入。

    當(dāng)公司硬件不符合認(rèn)證要求時,作為公司人員,要認(rèn)識到認(rèn)證不是目的,作為一個企業(yè),生產(chǎn)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品是市場競爭的基本法則、是企業(yè)生存的道德準(zhǔn)則、是履行社會責(zé)任,企業(yè)要做的,就是必須在符合質(zhì)量認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)前提下,如何最節(jié)約、最高效地實施改造,以滿足認(rèn)證所要求的所有標(biāo)準(zhǔn)條件。

3勞民傷財、文件造假


    文件造假一般發(fā)生在體系運行階段,這些造假,一是按標(biāo)準(zhǔn)要求必須制訂程序但實際沒有制訂文件,審核要求提供時,臨時抱佛腳炮制出的文件,二是運行中為避免外部審核時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題,單獨做一套假記錄應(yīng)付審核,整套記錄與實際生產(chǎn)根本不關(guān)聯(lián),全是體系員、車間統(tǒng)計或兼職人員臨時加班補(bǔ)做的記錄,三是購進(jìn)商品時進(jìn)貨資質(zhì)把關(guān)不嚴(yán),因圖價格便宜或因生產(chǎn)急用或因監(jiān)督把關(guān)不到位,存在資質(zhì)材料不全甚至缺失,為滿足審核臨時造假復(fù)制,四是個別環(huán)節(jié)存在項目缺失,如水質(zhì)檢驗、環(huán)境監(jiān)測、產(chǎn)品化驗等,平時硬件不具備或檢驗崗位人員空缺,因?qū)徍诵枰R時造假,五是按體系文件、公司管理應(yīng)該保持但在實際工作中盡職不到位,造成文件更新不及時、記錄不及時或記錄缺失等違規(guī)現(xiàn)象。

應(yīng)對策略: 

    作為審核員,審核一個公司的記錄是否全方位做假,一個最有效的辦法就是通過先了解公司基本情況、產(chǎn)銷、盈利情況,從財務(wù)報表通過逆向模式,了解其真實的原料投入、半成品、成品等業(yè)務(wù)流量;審核索證記錄是通過與供方直接電話溝通了解操作模式;審核其三級文件真實性時可以通過查驗其發(fā)放范圍,從操作者對該文件的是否了解取得可靠信息;查驗其化驗方面的工作是否運行,可以通過其審核期化驗藥品的消耗記錄、當(dāng)事人詢問記錄與現(xiàn)場抽檢結(jié)果的對比等措施進(jìn)行有效驗證。

    對內(nèi)審員來說,要想避免文件、記錄造假問題,首先要讓公司高管對質(zhì)量體系的作用有一個正確的認(rèn)識,在ISO9001iso9001:2015體系七項管理原則中,除“以顧客為在關(guān)注焦點”作為質(zhì)量管理的首項原則以引導(dǎo)企業(yè)對消費者的關(guān)注,緊接著就是“領(lǐng)導(dǎo)作用”,說明領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)質(zhì)量管理中的決定性作用,也說明領(lǐng)導(dǎo)端正對體系作用的認(rèn)識對于體系能否有效運行的關(guān)鍵所在;其次作為企業(yè)內(nèi)部,應(yīng)該堅持體系做實原則。有些企業(yè)對是否要把真實的記錄拿來作為審核對象存在錯誤認(rèn)識,認(rèn)為一旦發(fā)現(xiàn)記錄的真實問題,會因?qū)栴}是否進(jìn)行了糾正、是否有糾正措施和糾正結(jié)果驗證而進(jìn)一步暴露出管理深層次的問題,其實這才是企業(yè)為什么沒有做好產(chǎn)品質(zhì)量的深層原因。因此質(zhì)量體系一旦建立,必須運行,這體現(xiàn)公司最高管理者對質(zhì)量工作是否真重視,更是公司各級人員執(zhí)行力的體現(xiàn)。

4外行決策、資源不足


    近年來,ISO9001質(zhì)量管理(QMS)、ISO9001環(huán)境管理(EMS)、ISO9001職業(yè)健康安全(OHSAS)、ISO9001食品安全管理(FSMS)等體系標(biāo)準(zhǔn)作為系統(tǒng)的、專業(yè)的管理工具,正為越來越多的企業(yè)所應(yīng)用與認(rèn)可。目前企業(yè)的許多系統(tǒng)管理思想、管理工具,都是借由認(rèn)證這一途徑進(jìn)入企業(yè),為很多企業(yè)建立現(xiàn)代管理制度、更好參與競爭、行業(yè)申報發(fā)揮積極作用。但目前質(zhì)量體系在一些企業(yè)不能實現(xiàn)功能最大化的主要原因就是公司高層領(lǐng)導(dǎo)對體系的認(rèn)識和態(tài)度問題。

應(yīng)對策略:

    對非這方面專業(yè)人士的企業(yè)決策者來說,接觸體系標(biāo)準(zhǔn)時感覺其抽象繁瑣,因此對一些方法的引入心有芥蒂。要想得到?jīng)Q策層的認(rèn)可和支持,一個最有效的途徑就是開始試行時要發(fā)揮出這些工具的實用功能,首先我們自己要克服形式主義、為使用而使用,要通過這些科學(xué)方法的應(yīng)用,使工作實現(xiàn)一個突進(jìn),使管理有一個大的提升,使上層管理者意識到,企業(yè)經(jīng)營管理的提升,必須靠創(chuàng)新、靠先進(jìn)方法的引入,“方法大于努力”,只有用最先進(jìn)的方法去解決問題,才能事半功倍。

    任何一個公司的體系要想實現(xiàn)良好運行,最高管理者必須意識到,一要針對體系建設(shè)與運行必須投入必要的資源,包括人力、物力、財力,二是做內(nèi)行管理,關(guān)注體系標(biāo)準(zhǔn),真正認(rèn)識體系的有效功能,支持、配合相關(guān)人員推進(jìn)工作,三是對體系主管部門、體系管理員進(jìn)行充分授權(quán),要求各級人員支持配合,四是要把體系文件作為公司唯一的有效文件,避免另行執(zhí)行文件,出現(xiàn)“兩張皮”,作為公司層面,要認(rèn)真安排內(nèi)審、管理評審,使各項工作貫穿于體系中,通過體系的系統(tǒng)思想,舉一反三,將最有效的管理體現(xiàn)在公司的各個層面。